2010年09月02日

スタッフハンドブックのすすめ

 中小企業の就業規則作成・運用をサポートする中で、最近クライアントから次のような言葉をいただくことが多くなりました。

  

 「就業規則って、確かに大切だけど、法律用語ばかりで難しいんだよね」

 「難しすぎて、誰も読まない就業規則って意味があるの?」

   

 これは就業規則の専門家としては、大変耳の痛い言葉です。しかし、残念ながら、確かにその通りなのです。

  

 当センターも含めて、専門家は労使トラブルから会社を守ることを主な目的として就業規則を作成します。したがって、法律的には洩れがなく、完璧なものかもしれませんが、難しすぎて一般の人には理解できないものになってしまうのです。そして、挙句の果てには、一般社員だけでなく、管理職層すらも就業規則を読まなくなってしまいます。

 

 そこで、当センターでは、就業規則の内容をはじめ、職場の約束事を分かりやすく説明した「スタッフハンドブック(「従業員ハンドブック」や「就業規則ハンドブック」ということもあります)」を就業規則とセットで作成・周知することをお勧めしています。

  

1.スタッフハンドブックを作成するメリット

   

(1)「いい会社」になります

 職場のルールをオープンにし、従業員に理解させようと努力している中小企業はそれほど多くありません。逆に言うと、その内容はともかく、職場のルールを理解させようと努力する中小企業は、それだけでいい会社になることができます。そして、当然のことながら、そんな会社の社長は従業員から尊敬されるのです。人は誰しも、「尊敬できる人といっしょに働きたい」という欲求を持っていますので、そのような意味からも、スタッフハンドブックは経営活動のプラスになります。

   

(2)従業員のやる気がアップします

 スタッフハンドブックを作成すると、従業員のやる気もアップします。(1)とも関連しますが、情報がオープンになっているという状態は必ず安心感につながります。例えば、政治不信の原因は、政治家がやっていることがオープンにならないことです。密室で政治をするから、民衆は政治に不満を持つようになるのです。会社におけるヒトの管理もこれと同じです。情報が遮断されると、気持ちが停滞し、やる気に影響してしまうのです。

  

(3)労使トラブルが減ります

 自分たちが言うのも気恥ずかしいのですが、当センターが手掛けるスタッフハンドブックは、これ以上ないくらい分かりやすいものだと自負しています。分かりにくい部分については、図や写真で説明し、必要に応じ、漫画やイラストを挿入することもあります。つまり、これを配布しておけば、職場のルールについて、後になって「知らなかった!!」とは言えない内容になっているのです。したがって、そもそも会社と従業員が揉めることがなくなるし、従業員側もつまらないことで会社に文句を言うことがなくなるのです。

  

2.スタッフハンドブックを作成する際のポイント

   

(1)従業員のココロに着目して作成する

 当センターは「労務管理はココロの問題」という信念を持っています。企業は従業員のココロを理解しながら、労務管理しなければいけないのです。例えば、入社1年の経理マンAさんに会社が営業への配転を命令したシーンを想像してください。Aさんは、どんな気持ちになるでしょうか?おそらくこんな感じでしょうか?

  

 折角慣れてきたのに配転だなんて…俺、経理の才能ないのかな?

 俺って、課長に嫌われているんだろうか?

   

 こういう従業員の気持ちを無視した職場ルールはこんな(↓)感じでしょうか?(もっとも、世の中に出回っている就業規則のほとんどは、こんな規定になっていますが・・・)

   

  異動を命じられた従業員は、正当な理由がない限り拒否できない

  

 全くもって、味気ない表現ですね。この文章を読んだAさんは納得できない気持ちを抱えつつ、配転に応じるか、又は会社を辞めるでしょうね。スタッフハンドブックは、このような従業員の心理状態にも着目したうえで、作成していく必要があります。

   

(2)管理職向けのメッセージを盛り込む

 一味違うスタッフハンドブックには、管理職に向けたメッセージも盛り込まれています。先ほどの配転命令のケースで言うと、「突然他部署への配転命令をされた従業員は自信喪失しているかもしれません。だから、例えば△△というアドバイスをして、気持ちよく職場を送り出してあげましょう」という文言が入っていると、現場で働く人がより理解しやすいハンドブックになると同時に、ある種の行動指針になると思います。

  

(3)図や写真、イラストなどを挿入する

 難しい職場のルールを言葉で伝えるには限界があります。図や写真、イラストなどを利用して、ひと目でポイントが分かるように工夫しておくことはとても重要です。例えば、「入社式ではネクタイとスーツを着用、アイロンがしっかりかかった白のシャツを着ること」と書いてあっても、人によって受け取り方は様々です。それよりも、望ましい服装の写真を貼り付け、「こういう格好をするように」といった方が正しく伝わりやすくなります。

  

3.スタッフハンドブックのすすめ

 以上のことを踏まえて、自社でスタッフハンドブックを作ってみてください。もちろん、「そんなものいらない」という方針の企業には、無理にとは言いませんが、「ヒトで苦労したくない」という社長様は是非、導入をご検討ください。

 

 なお、自社での作成に不安をお感じの企業様向けに、当センターではひな形販売及び導入サポートの支援を実施しております

 【基本ツール(ひな形販売)】              
■「スタッフハンドブック」(全27ページ)WORD

価格(税込) 29,800円

【オプション(就業規則とハンドブックセット)】

■就業規則本則(ハンドブック対応ひな形WORD)とのセット
価格(税込)+10,000円(計39,800円)

【オプション(オーダーメイド)】
■スタッフハンドブック オーダーメイド作成
(メール対応〜制作期間2か月以内の場合)
価格(税込) 150,000円 ※就業規則作成は別途

  

 お問い合わせ・詳細はこちらから↓

合同会社戦略労務研究所(スタッフハンドブックページ) 

http://www.s-r-k.jp/handbook.html